Akreditasyon Denetimlerinde Uygunsuzluk Türleri ve Kapatma Stratejileri
Akreditasyon denetimleri, bir kuruluşun ilgili standartlara ne ölçüde uygun çalıştığını objektif olarak ortaya koyan en kritik aşamalardan biridir. Bu denetimler sırasında tespit edilen uygunsuzluklar, sürecin başarısını doğrudan etkiler.
Uygunsuzlukların doğru anlaşılması ve etkin şekilde kapatılması ise profesyonel bir akreditasyon danışmanlık yaklaşımı gerektirir. Bu yazıda, akreditasyon denetimlerinde karşılaşılan uygunsuzluk türlerini ve bu uygunsuzlukların nasıl kapatılması gerektiğini detaylı olarak ele alıyoruz.
Akreditasyon Denetimlerinde Uygunsuzluk Nedir?
Uygunsuzluk; bir standardın şartının, ilgili mevzuatın veya akredite kapsamın gerekliliklerinin karşılanmadığı durumları ifade eder.
Denetçiler uygunsuzlukları genellikle aşağıdaki başlıklar üzerinden değerlendirir:
- Dokümantasyon
- Uygulama
- Kayıtlar
- Personel yeterliliği
- Teknik altyapı
Bu nedenle uygunsuzluklar yalnızca “eksik belge” olarak değerlendirilmemeli, sistemin tamamını ilgilendiren göstergeler olarak ele alınmalıdır.
Akreditasyon Denetimlerinde Uygunsuzluk Türleri
Majör (Büyük) Uygunsuzluklar
Majör uygunsuzluklar, standardın temel şartlarının karşılanmadığını gösteren ve akreditasyon sürecini doğrudan etkileyen uygunsuzluklardır.
Örnek majör uygunsuzluklar:
- Yetkin olmayan personelin kritik faaliyetleri yürütmesi
- Tarafsızlık veya gizlilik ihlalleri
- Geçersiz test veya muayene sonuçları
- Sistematik olarak uygulanmayan prosedürler
Olası sonuçları:
- Akreditasyonun verilmemesi
- Askıya alma veya geri çekme riski
Majör uygunsuzluklar mutlaka hızlı, kapsamlı ve sistemsel şekilde ele alınmalıdır.
Minör (Küçük) Uygunsuzluklar
Minör uygunsuzluklar, sistemin genel işleyişini doğrudan etkilemeyen ancak standarda aykırılık teşkil eden eksikliklerdir.
Örnek minör uygunsuzluklar:
- Eksik veya güncel olmayan kayıtlar
- Prosedür revizyon tarihlerindeki uyumsuzluklar
- Eğitim kayıtlarında küçük eksiklikler
Minör uygunsuzluklar zamanında kapatılmadığında majör uygunsuzluğa dönüşme riski taşır.
Gözlemler ve İyileştirme Fırsatları
Gözlemler resmi uygunsuzluk olarak değerlendirilmez; ancak gelecekte risk oluşturabilecek veya sistemin daha etkin çalışabileceği alanlara işaret eder.
Profesyonel bir akreditasyon danışmanlık yaklaşımı, bu gözlemleri dikkate alarak ileride oluşabilecek uygunsuzlukların önüne geçer.
Uygunsuzluk Kapatma Süreci Nasıl Yönetilmelidir?
1. Uygunsuzluğun Doğru Anlaşılması
İlk ve en kritik adım, uygunsuzluğun kök nedenini doğru analiz etmektir. Sık yapılan hata, yalnızca belgeyi düzeltmenin yeterli olacağını düşünmektir. Denetçiler ise kalıcı ve sistemsel çözümler görmek ister.
2. Kök Neden Analizi (Root Cause Analysis)
Uygunsuzlukların temelinde çoğunlukla aşağıdaki nedenler yer alır:
- Eğitim eksikliği
- Yetersiz planlama
- Yanlış kapsam belirleme
- Yönetim desteği eksikliği
Kök neden analizinin yapılmaması, aynı uygunsuzlukların tekrar etmesine yol açar.
3. Düzeltici Faaliyet Planının Oluşturulması
Etkili bir düzeltici faaliyet planı aşağıdaki unsurları içermelidir:
- Uygunsuzluğun tanımı
- Kök neden
- Alınacak düzeltici faaliyetler
- Sorumlu kişi veya birim
- Tamamlanma tarihi
Bu plan denetim kuruluşuna net, izlenebilir ve kanıtlanabilir şekilde sunulmalıdır.
4. Faaliyetlerin Uygulanması ve Kayıt Altına Alınması
Belirlenen tüm faaliyetler fiilen uygulanmalı ve objektif kanıtlarıyla birlikte kayıt altına alınmalıdır. Sadece yazılı beyanlar çoğu zaman yeterli kabul edilmez.
5. Etkinlik Kontrolü
Denetçiler, düzeltici faaliyetlerin uygunsuzluğu gerçekten ortadan kaldırıp kaldırmadığını ve tekrar etme riskini azaltıp azaltmadığını değerlendirir. Bu aşama, denetim başarısı açısından kritik öneme sahiptir.
Akreditasyon Danışmanlık ile Uygunsuzluk Yönetimi
Profesyonel bir akreditasyon danışmanlık hizmeti, uygunsuzlukları bir tehdit değil, sistemi güçlendirme fırsatı olarak ele alır.
Bu yaklaşım sayesinde:
- Uygunsuzluklar doğru şekilde sınıflandırılır
- Gereksiz panik ve yanlış düzeltmeler önlenir
- Denetim süresi ve ek maliyetler azaltılır
- Akreditasyonun sürdürülebilirliği sağlanır
Sertifike’nin Akreditasyon Danışmanlık Yaklaşımı
Sertifike olarak, denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların doğru yorumlanmasını, etkin kök neden analizlerinin yapılmasını ve denetim otoritelerinin beklentilerine uygun şekilde kapatılmasını sağlıyoruz.
Amacımız, uygunsuzlukları yalnızca kapatmak değil; kuruluşların denetim olgunluğunu kalıcı olarak artırmaktır.
Akreditasyon denetimlerinde uygunsuzluklar kaçınılmaz olabilir; ancak bu uygunsuzlukların nasıl yönetildiği sürecin başarısını belirler. Doğru kapatma stratejileri ve profesyonel danışmanlık desteği ile denetimler bir risk değil, kurumsal gelişim aracına dönüşür.
Sertifike olarak bu süreci sizin adınıza güvenle yönetiyoruz.
